Répondre à un appel d’offres peut paraître complexe pour des non-initiés. Entre un vocabulaire pas forcément évident à assimiler et la lourdeur administrative, l’exercice peut effrayer. Mais, avec du bon sens, de la rigueur et surtout de la méthode, monter un dossier de réponse compétitif est à la portée du plus grand nombre. Cet article vous présente de manière simplifiée les trois principales étapes pour répondre à un appel d’offres.
Etape 1 : Comprendre ce que veut l’acheteur et comment y répondre
Dans le cadre d’un appel d’offres, l’acheteur publie plusieurs documents dans lesquels il explique sa demande et comment y répondre. Répondre à un appel d’offres consiste donc, dans un premier temps, à lire et analyser les éléments qui figurent dans le dossier de consultation des entreprises. En règle générale, on retrouve les trois documents suivants :
- Le règlement de consultation détaille les modalités de la consultation. Il précise la liste des documents mis à la disposition des candidats potentiels, la date limite de réponse et les pièces à fournir par les soumissionnaires. Le RC donne également le détail de la grille de notation des offres sur laquelle vous pourrez vous baser pour établir votre offre technique. Il faut lire ce document en premier pour savoir, notamment, si une visite des lieux est à prévoir ou si l’acheteur souhaite disposer d’échantillons pour évaluer votre offre.
- Le cahier des clauses techniques particulières est le cahier des charges de la demande de l’acheteur. C’est dans ce document qu’il explique la prestation attendue. Votre mémoire technique doit répondre à ce CCTP. Dans certains cas, le cahier des clauses techniques particulières et le cahier des clauses administratives particulières sont regroupés dans un cahier des clauses particulières?
- Le cahier des clauses administratives particulières évoque les conditions de la collaboration entre le titulaire du marché et l’acheteur. Par exemple, il va traiter de la façon de passer les commandes, de la facturation des prestations et des éventuelles pénalités de retard.
On retrouve d’autres documents dans le dossier de consultation des entreprises en fonction du marché. L’acheteur peut ajouter des annexes apportant des informations complémentaires à sa demande (plans, rapports, …), des documents sur sa politique d’achat (chartes, engagements, …) et les documents qui serviront d’appui à l’analyse des offres qu’il faudra compléter et renvoyer (formulaires de candidature, acte d’engagement, bordereaux de prix, …).
Etape 2 : Rédiger les documents à fournir
Après l’analyse du dossier de consultation des entreprises, il faut compléter un certain nombre de pièces que l’on divise en deux catégories : les pièces de la candidature et les pièces de l’offre.
Les pièces de la candidature à fournir
La commission chargée d’évaluer les réponses des soumissionnaires à un appel d’offres étudie les dossiers en deux temps. D’abord, cette commission étudie les capacités des candidats. Cela se fait généralement à partir des documents suivants qu’il faut fournir dans sa réponse :
- Le formulaire DC1 (lettre de candidature) permet de faire acte de candidature. Le formulaire DC2 (déclaration du candidat) est une déclaration indiquant que vous possédez les moyens techniques, matériels, humains et financiers de réaliser la prestation. Si vous prévoyez de faire appel à des sous traitants, il faudra aussi fournir le formulaire DC4. La dernière version du DC1 et du DC2 est disponible sur le site du ministère de l’économie, des finances et de la relance.
- Ses deux formulaires seront remplacés à terme par le DUME (Document Unique de Marché Européen). Il est toutefois possible dès aujourd’hui de répondre à un marché public en fournissant son DUME. Pour compléter son DUME, vous pouvez vous rendre sur le site Internet https://dume.chorus-pro.gouv.fr.
- L’acheteur peut aussi solliciter d’autres documents à fournir : certification, label, extrait K-bis, attestation d’assurances, preuves de vos capacités …
A noter : les attestation de régularité fiscale et sociale ne sont à remettre que par le titulaire du marché une fois que la commission a statué.
Les pièces de l’offre à fournir
Dans un deuxième temps, la commission analyse les offres des candidats considérés comme ayant les capacités de réaliser la mission. Elle va analyser d’autres documents que vous aurez fournis :
- L’acte d’engagement, document par lequel vous vous engagez sur votre offre technique et de prix,
- Le mémoire technique (appelé aussi note méthodologique) par lequel vous expliquez comment vous comptez réaliser la mission. Il peut être via rédigé via un cadre de réponse si l’acheteur en fournit un ou de manière libre le cas échéant.
- L’offre financière qui peut prendre plusieurs formes : bordereau des prix unitaires, devis quantitatif estimatif et/ou décomposition du prix globale et forfaitaire.
- Toutes les autres pièces demandées par l’acheteur ou que vous estimerez susceptibles de donner du poids à votre offre : fiches techniques des produits proposés, échantillons, recommandations, …
Etape 3 : Déposer votre réponse sur le profil acheteur
Une fois que toutes les pièces exigées par l’acheteur sont rédigées, enregistrez-les dans un dossier. Vous allez pouvoir déposer votre réponse sur la plateforme de dématérialisation de l’acheteur. Pour cela, il faut créer un compte.
Sauf rares exceptions, le dépôt des réponses aux marchés publics se fait toujours en ligne. Si vous n’êtes pas familier avec l’outil informatique, il est conseillé de prendre vos précautions. N’attendez pas la dernière minute pour rendre votre dossier, les équipes de maintenance de ces plateformes pourraient ne pas avoir le temps de vous aider en cas de dysfonctionnement. Anticiper est le maître-mot; Pour cela, les plateformes de dématérialisation proposent de tester la configuration de votre poste de travail et faire des dépôts de test afin de vous assurer que vous maîtrisez cette étape là.
