A partir d’un marché réel (Réfection des toitures du palais des congrès Odysséa – Commune de Saint-Jean de Monts), nous allons voir, dans cet article, comment répondre à un appel d’offres (marché public) de réfection de toiture. Cet article va plus loin que celui comment répondre à un appel d’offres de manière générique sur notre site web.
Les documents à fournir pour répondre à cet appel d’offres de réfection de toiture
Dans le règlement de la consultation, l’acheteur demande de fournir des pièces de la candidature :
- Formulaire DC1 (lettre de candidature),
- Formulaire DC2 (déclaration du candidat),
- Diverses déclarations sur les capacités techniques, professionnelles et financières du candidat que l’on peut présenter dans une note de présentation de votre structure.
Du côté des pièces de l’offre, l’acheteur attend que :
- vous complétiez et que vous signiez l’acte d’engagement,
- que vous remplissiez votre offre financière (D.P.G.F. = Décomposition du prix global et forfaitaire)
- que vous rédigiez un mémoire technique.
Le mémoire technique pour répondre à un appel d’offres de réfection de toiture
Attention : la proposition de mémoire technique détaillée ci-dessous n’est valable que pour le marché traité en exemple. Quand vous répondez à un marché public, il est indispensable de personnaliser le contenu de votre mémoire technique en fonction des besoins et attente de l’acheteur.
Dans un premier temps, il est utile d’intégrer un sommaire pour que l’acheteur puisse facilement retrouver les éléments de notation. Sur ce dossier, nous allons commencer par présenter :
- quelques références similaires,
- les fiches techniques des produits que vous comptez utiliser,
- la méthodologie d’intervention site occupé donnera,
- un calendrier prévisionnel d’exécution des prestations,
- vos atouts d’un cadre de cette prestation.
Présenter des références similaires de prestations de réfection de toiture
Afin de légitimer votre candidature, nous vous conseillons de présenter quelques références similaires de prestations de réfection de toiture pour montrer que vous êtes en mesure de réaliser la mission proposée parce que vous l’avez déjà fait. Ainsi, comme il y a 430 m² de toiture sur le marché que nous étudions, il serait intéressant de présenter une référence de marché avec la même envergure.
Vous pouvez aussi présenter une référence de marché sur la toiture-terrasse et une référence de marché sur un palais des congrès ou un bâtiment équivalent. De cette façon, vous démontrerez que vous connaissez les contraintes et les obligations liées à ce type de structure. L’acheteur pourra ainsi constater que vous avez déjà réalisé ce type de prestation ce qui est rassurant pour lui.
Chaque référence peut être présentée en trois temps :
- le contexte : Qui était le demandeur ? Quels étaient ses objectifs ? Quelles étaient les contraintes de la réalisation ?
- la réalisation : quelles étaient les grandes étapes du chantier de l’installation jusqu’au rendu ?
- les résultats obtenus : en termes de délais, de nombre de kilos de gravillons réemployés, de gain en économie d’énergie par exemple … ou avec un témoignage de satisfaction de l’acheteur qui montre que vous avez fait un travail très professionnel très rigoureux
Fournir les fiches technique des produits que vous prévoyez de mettre en œuvre pour la réfection de la toiture
L’acheteur souhaite connaître les caractéristiques des produits que vous préconisez d’utiliser à travers avoir des fiches techniques. Il est possible de présenter ces fiches techniques en trois catégories :
- Produits de couverture,
- Produits d’isolation,
- Produits d’étanchéité.
Si vous comptez utiliser des produits qui remplissent plusieurs des fonctions citées ci-dessus, il est préférable de classer vos fiches techniques différemment.
Chaque fiche technique va comporter un visuel, une petite présentation et les principales caractéristiques techniques qui vont intéresser l’acheteur et sur lesquels il va évaluer votre offre. Vous pouvez d’ailleurs mettre en évidence les informations principales de ces fiches techniques afin de démontrer à l’acheteur que les produits sont conformes à ses exigences et que vous avez compris sa demande. Il est notamment pertinent de démontrer que les produits que vous avez sélectionnés constituent une solution économique validée par un organisme extérieur et qui permet d’atteindre un certain niveau de performance (énergétique dans ce cas-là).
Préciser la méthodologie d’intervention en site occupé
Dans une troisième partie, l’acheteur demande de préciser la méthodologie d’intervention en site occupé et, en particulier, d’apporter des éléments sur la gestion de la circulation aux abords du bâtiment et sur la prise en compte des nuisances sonores occasionnées.
La gestion de la circulation aux abords du bâtiment
En ce qui concerne la gestion de la circulation aux abords du bâtiment, vous pouvez, d’abord, expliquer comment vous allez informer les riverains. Avant le début du chantier, par exemple, vous allez envoyer ou déposer dans les boîtes aux lettres environnantes une note d’information expliquant le contexte du chantier, le plan de circulation, les nuisances possibles et les coordonnées d’un contact au sein de votre entreprise pour les questions et les plaintes. Cela va rassurer l’acheteur de savoir qu’une personne pourra gérer rapidement les demandes des riverains et les renseigner.
D’ailleurs, à la fin des travaux, vous pourrez également envoyer un courrier aux riverains pour les remercier de leur patience et leur compréhension. Pour compléter ce dispositif, vous pouvez ajouter que des panneaux permettront d’informer les riverains sur l’état d’avancement du chantier et que le chantier sera bien balisé. N’oubliez pas que le terme riverains renvoie à la fois aux habitants du quartier mais aussi aux utilisateurs du Palais des Congrès (salariés et visiteurs) puisque la prestation doit être effectuée en site occupé. Dans tous les cas, montrez que vous allez faire preuve de pédagogie vis-à-vis du public en signalant les raisons des adaptations de circulation : présence de dangers, effort réalisé par votre part pour minimiser les désagréments, …
Il est important d’expliciter la façon dont vous allez déterminer ce plan de circulation. Expliquez à l’acheteur que votre proposition d’aménagement sera validée par les services de police et les services de la ville et affichée une semaine avant le début de chantier pour permettre à chacun de prendre ses dispositions. Ajoutez que vous allez mettre en place toute une signalétique et que vous la vérifierez quotidiennement.
La prise en compte des nuisances sonores occasionnées
Quand il s’agit de nuisance sonore (ou quand il s’agit d’environnement ou de gestion des risques), il faut bien prendre en compte que vous avez plusieurs populations sur lesquels doit porter toute votre attention : les riverains, les utilisateurs et puis les salariés, c’est à dire vos salariés et les salariés des autres corps de métiers (le cas échéant).
Dans cette partie-là, vous pouvez expliquer que les nuisances sont évaluées à partir des données des fournisseurs de matériels, qu’à partir de ces informations, vous allez déterminer les actions en mettre en œuvre en fonction du nombre de décibels occasionnés par l’utilisation d’un outil. Comme on l’a vu avec la gestion de la circulation, vous pouvez avertir les riverains des futures nuisances.
De plus, vous pouvez ajouter que vous allez mesurer réellement les nuisances, réaliser certains travaux à certains moments de la journée pour réaliser les tâches les plus bruyantes et tenir compte des plaintes et demandes particulières selon un processus bien précis afin d’apporter individuellement une réponse à chaque réclamation.
Au niveau de vos salariés, pensez à rappeler que le port des équipements de protection individuelle (casques). Ainsi, vous formez et informez continuellement vos salariés sur ce thème et vous veillez à ce que ces obligations soient respectées à tout moment. Vous pouvez également préciser que l’utilisation des outils occasionnant le plus de nuisances est réalisé en alternance par plusieurs salariés pour éviter que ce soit toujours les mêmes qui soient soumis à ces difficultés.
Définir un calendrier prévisionnel d’exécution des prestations
Pour terminer, l’acheteur souhaite un calendrier prévisionnel d’exécution des prestations. Ce calendrier peut être présenté sous la manière d’un diagramme de GANTT avec une ligne par étape du chantier et une colonne par jour prévu. Pour chaque étape, on colore les cases pour lesquelles la tâche est prévue.
Ainsi, on peut démontrer que certaines tâches peuvent être réalisés en même temps (si vous avez les ressources nécessaires) alors que d’autres doivent se succéder. Votre proposition de calendrier doit être réaliste : il n’est pas nécessaire de proposer le calendrier le plus court possible si vous ne pouvez pas justifier vos délais. Un chantier qui serait prévu pour se terminer trop vite n’est pas forcément rassurant pour l’acheteur. Et les délais indiqués dans le mémoire technique vous engagent.
Conclure avec vos atouts dans le cadre de cette mission
En plus de toute cette argumentation, vous pouvez présenter vos atouts dans le cadre de cette prestation. Pour laisser une bonne image dans l’esprit de la commission qui lira votre mémoire technique, citez des points forts que vous n’avez pas eu l’occasion d’évoquer dans les pages précédentes :
- votre expérience,
- vos labels ou ou certifications ,
- votre connaissance des lieux,
- tout autre argument démontrant à la fois votre motivation et vos qualités.
